Devriez-vous passer à Office 2021 ?

En octobre 2021, Microsoft a publié à la fois Office 2021 et Windows 11. Le dernier pack de productivité est doté d'une interface remaniée et d'une performance globale améliorée pour une meilleure expérience avec le nouveau Windows.

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Mais qu'y a-t-il de nouveau pour les clients ? Les utilisateurs ayant une bonne mémoire se souviennent probablement de l'évolution des applications Office au fil des ans. Faisons un petit tour d'horizon de leurs améliorations les plus significatives pour le reste d'entre nous !

Quelle est la différence entre Office 2013, 2016, 2019 et Office 2021

La mise à jour la plus notable de la suite Office 2013 a été l'inclusion du service "cloud". D'autres améliorations méritent d'être mentionnées, comme la gestion plus facile des images et la nouvelle interface utilisateur.

Mais le développement des technologies a été rapide au cours de la dernière décennie. Depuis 2013, beaucoup de choses ont changé. Avec la version 2021 de Office , Microsoft prévoit de mettre fin au support de sa version 2013 en 2023. De plus, Office 2013 n'est pas compatible avec Windows 11. Donc, si vous prévoyez de mettre à jour votre système d'exploitation, vous aurez besoin d'une suite Office plus récente.

Le prochain arrive Office 2016. Travailler avec des appareils mobiles est devenu beaucoup plus facile. D'autres améliorations ont été apportées, notamment des fonctions de collaboration, un outil "Dites-moi ce qu'il faut faire" et une "recherche intelligente" dans les applications.

La plupart des fonctionnalités de collaboration se sont révélées maladroites pour les non-abonnés des services cloud de Microsoft. Les utilisateurs non abonnés des versions de bureau Word 2016 et PowerPoint 2016 devaient enregistrer les documents pour partager leurs modifications avec d'autres personnes et voir les modifications des autres. Pour une collaboration en temps réel, les utilisateurs devaient utiliser les versions en ligne moins puissantes de Word et PowerPoint. Le client de bureau Excel 2016 n'offrait pas de collaboration en direct aux non-abonnés.

La prochaine version, Office 2019, a introduit la fonction "Text to speech" et le thème sombre pour les noctambules qui se couchent tard devant leur PC. Parmi les autres améliorations figurent le "Traducteur", la "Syntaxe Latex", le travail avec des images 3D, etc. Les fonctions améliorées de coécriture de Word permettent aux utilisateurs de voir qui travaille sur le même document et quelles sont les modifications qu'ils apportent au fichier. Cependant, la co-création en temps réel ne s'applique pas à Excel et PowerPoint. Les non-abonnés doivent toujours utiliser Excel Online et PowerPoint Online pour collaborer en temps réel.

Nous voici arrivés à Office 2021! Malgré sa nouvelle apparence, elle n'est pas très différente des suites office de 2019 et 2016, de sorte que les utilisateurs les moins avertis ne devraient pas avoir à s'inquiéter de la courbe d'apprentissage. Passons maintenant à la présentation de ses nouvelles fonctionnalités et améliorations !

Quoi de neuf dans Office 2021

• Par rapport aux versions 2013, 2016 et 2019, Office 2021 présente les fonctionnalités de collaboration les plus améliorées. La coécriture en temps réel est enfin disponible dans les trois applications principales de Office - Word, Excel et PowerPoint - pour autant que les documents se trouvent dans OneDrive, le système de stockage en nuage de Microsoft. Chacun peut voir qui travaille sur le fichier qu'il a ouvert et les modifications apportées par les autres au fur et à mesure. Des curseurs de couleur indiquent l'identité de chaque personne et l'endroit du document où elle se trouve.
• Nouveau dans Word: Outre les fonctions de co-écriture, d'autres améliorations ont été apportées, notamment les "prédictions de texte" (qui fournissent des suggestions word lorsque vous commencez à taper) et la "focalisation sur les lignes" (qui vous permet de parcourir le texte ligne par ligne sans distraction). Un autre avantage qui mérite d'être mentionné est la prise en charge du format OpenDocument (ODF) 1.3. Elle offre une meilleure compatibilité et l'accès à de nombreuses fonctionnalités ODF.
• Nouveau dans Excel: Un saut majeur par rapport à Excel 2016 et 2019 ! L'ensemble de fonctionnalités élargi de la version 2021 comprend des tableaux dynamiques (qui vous permettent d'écrire une formule et de lui faire renvoyer un tableau de valeurs) et au moins neuf nouvelles fonctions (XLOOKUP, LET, XMATCH, etc.). Il est légèrement plus rapide que la version 2019 lorsqu'il s'agit de travailler avec des feuilles de calcul volumineuses et complexes. La fonction LET permet d'attribuer des noms aux résultats de calcul afin de pouvoir utiliser ces noms dans une formule. La nouvelle fonction astucieuse XLOOKUP permet d'afficher facilement des valeurs à partir d'un ensemble massif de données en effectuant une recherche ligne par ligne dans les tableaux et les plages. La nouvelle fonction XMATCH recherche un élément dans une plage de cellules et renvoie sa position relative. Les utilisateurs peuvent également créer une vue de feuille personnalisée qui affiche des données différentes pour chaque utilisateur travaillant sur le même fichier.
• Nouveau dans PowerPoint: La fonction améliorée "Enregistrer un diaporama" permet d'enregistrer la vidéo du présentateur, l'encre, les mouvements du pointeur, etc. Vous pouvez ensuite sauvegarder le tout sous la forme d'un fichier vidéo. Une fonction permet également de créer un lien vers une diapositive et de l'envoyer à un collègue avec la possibilité de la modifier.
• Nouveautés sur Outlook: Le nouvel outil "Translator" est l'amélioration la plus notable. Il traduit automatiquement les courriels dans plus de 70 langues directement dans la boîte aux lettres. Les utilisateurs bénéficient également d'une "recherche instantanée" et peuvent marquer les courriels à l'encre numérique lorsqu'ils travaillent sur un écran tactile.
• Pour attirer les clients, Microsoft a ajouté de nombreuses applications et fonctionnalités habituellement disponibles pour Microsoft 365. La suite Office 2021 inclut pour la première fois l'accès à Microsoft Teams (mais pour utiliser la version professionnelle de Teams, vous devez toujours payer un abonnement). Les autres fonctionnalités typiques de MS 365 ajoutées dans la suite 2021 sont davantage d'images et d'icônes de stock média, un onglet de dessin mis à jour et la plupart des améliorations de l'application principale déjà mentionnées.
• Office 2021 offre de meilleures fonctions de recherche, la prise en charge du format OpenDocument 1.3. et "AutoSave", qui enregistre automatiquement les modifications sur OneDrive.
• Rafraîchissement visuel : Nous avons déjà mentionné le nouveau look de Office 2021. Les utilisateurs peuvent profiter d'un menu "Démarrer" moderne, de nouveaux onglets dans le ruban, de coins arrondis et d'une palette neutre pour une expérience visuelle plus agréable. Office 2021 prend en charge les couleurs hexagonales, ce qui signifie qu'il n'est plus nécessaire de convertir les valeurs hexagonales en RVB.
• Les performances de toutes les applications de la suite ont été améliorées.

C'est alors qu'arrive la partie la plus compliquée pour les utilisateurs. Doivent-ils passer à la version 2021 ?

Quel MS Office est la bonne option

La version 2021 offre de meilleures performances, une meilleure stabilité et une plus grande vitesse. Mais franchement, aucune de ses améliorations n'est révolutionnaire. La plupart des nouvelles fonctionnalités de Office 2021 sont connues des abonnés de Microsoft 365, car Microsoft les a progressivement ajoutées au cours des deux dernières années. Elles ne seront donc nouvelles que pour les utilisateurs des versions antérieures à licence perpétuelle.

Si vous utilisez déjà la version 2016 ou 2019 et que vous n'avez pas besoin de ces nouvelles fonctionnalités et de MS Teams pour le travail, vous feriez mieux de dépenser votre argent ailleurs. Tenez également compte de la période d'assistance ! Office 2021 ne bénéficiera que de cinq ans de support jusqu'en 2026, contre dix ans pour Office 2016 et sept pour Office 2019 (qui se terminent tous deux en 2025). Nous pouvons supposer qu'il s'agit là d'un autre moyen pour Microsoft d'inciter les clients à opter pour son service d'abonnement.

La suite 2021 est un bon choix si vous avez acheté un nouvel ordinateur et que vous ne disposez pas d'une licence transférable pour Office. Dans ce cas, vous ne regretterez pas de commencer avec Office 2021 et de bénéficier de tous les avantages.

Mais dans tous les autres cas, nous vous conseillons d'opter pour Office 2019. Il s'agit d'une option plus économique avec des capacités très similaires. Et à moins que vous n'ayez besoin d'une mise à niveau pour quelque chose de spécifique, Office 2019 vous permettra (et à votre budget) de tenir le coup.

Type de licences à choisir

Contrairement aux logiciels par abonnement (qui nécessitent un abonnement mensuel ou annuel), les licences de la suite Office sont perpétuelles (vous payez une fois et vous pouvez l'utiliser pour toujours si vous le souhaitez). Elles sont également appelées "on-premises" ou "standalone". Ces licences permettent d'installer et de mettre à jour les applications sur votre appareil jusqu'à la date de fin d'assistance. Après cette date, vous pouvez utiliser la suite Office sans mises à jour ou payer à nouveau pour passer à la version suivante.

Mais il existe une autre distinction. Les licences peuvent être uniques ou transférables. La licence d'activation unique ne permet l'installation que sur un seul ordinateur. La licence transférable nécessite un compte Microsoft, et via ce compte, vous pouvez réinstaller la suite Office sur un autre appareil en cas de besoin. Cela signifie que les licences perpétuelles transférables sont probablement l'option la meilleure et la plus recommandée que vous puissiez obtenir.

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Microsoft Office est probablement l'ensemble d'applications de productivité le plus populaire pour le travail sur office . Office 2021 est leur suite la plus perfectionnée, mais elle ne diffère pas tellement de ses prédécesseurs. Il existe une grande variété de versions et d'éditions de Office , de sorte que chacun peut trouver le package qui convient à son domicile ou à son entreprise. Vous pouvez toujours nous contacter pour obtenir de l'aide !

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