¿Debería usted actualizarse y pasar a Office 2021?

En octubre de 2021, Microsoft lanzó tanto Office 2021 y Windows 11. El último paquete de ofimática ha llegado con un rediseño de la interfaz y una mejora del rendimiento general para una mejor experiencia a juego con el nuevo Windows.

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Pero, ¿qué hay de nuevo para los clientes? Los usuarios con buena memoria probablemente recuerden cómo han cambiado las aplicaciones de Office a lo largo de los años. Hagamos un pequeño repaso de sus mejoras más significativas para el resto de nosotros.

¿Cuál es la diferencia entre Office 2013, 2016, 2019 y Office 2021

La actualización más notable de Office 2013 suite ha sido la inclusión del servicio en la nube. Otras mejoras dignas de mención son el manejo más sencillo de las imágenes y la entonces nueva interfaz de usuario.

Pero el desarrollo de las tecnologías ha sido rápido en la última década. Desde 2013, muchas cosas han cambiado. Con el lanzamiento de Office 2021, Microsoft planea dejar de dar soporte a su versión de 2013 en 2023. Además, Office 2013 no es compatible con Windows 11. Por lo tanto, si tiene previsto actualizar su sistema operativo, necesitará una suite Office más reciente.

A continuación Office 2016. Trabajar con dispositivos móviles es ahora mucho más fácil. Otras mejoras son las funciones de colaboración, la herramienta "Dime qué tengo que hacer" y la "Búsqueda inteligente" dentro de las aplicaciones.

La mayoría de las funciones de colaboración han resultado torpes para los no suscriptores de los servicios en la nube de Microsoft. Los usuarios no suscritos a los servicios de escritorio Word 2016 y PowerPoint 2016 tenían que guardar los documentos para compartir sus cambios con los demás y ver las ediciones de otras personas. Para la colaboración en tiempo real, los usuarios tenían que utilizar las versiones en línea menos potentes de Word y PowerPoint. El cliente de escritorio Excel 2016 no ofrecía colaboración en tiempo real a los no suscriptores.

La próxima versión, Office 2019, ha introducido la función "Texto a voz" y el tema oscuro para los noctámbulos que se quedan despiertos hasta tarde delante del PC. Otras mejoras son el "Traductor", la "Sintaxis Latex", el trabajo con imágenes 3D, etc. Las funciones de coautoría mejoradas de Word permiten a los usuarios ver quién está trabajando en el mismo documento y qué cambios aplica al archivo. Pero la coautoría en tiempo real no se aplica a Excel y PowerPoint. Los usuarios no suscritos siguen teniendo que utilizar Excel Online y PowerPoint Online para colaborar en tiempo real.

¡Y aquí hemos llegado a Office 2021! A pesar de su aspecto rediseñado, no difiere demasiado de las suites office de 2019 y 2016, por lo que los usuarios menos expertos en tecnología no deberían preocuparse por la curva de aprendizaje. Pasemos ahora a describir sus nuevas funciones y mejoras.

Novedades en Office 2021

• En comparación con las versiones de 2013, 2016 y 2019, Office 2021 es la que cuenta con más funciones de colaboración mejoradas. La coautoría en tiempo real está por fin disponible en las tres apps principales de Office - Word, Excel, y PowerPoint - siempre que los documentos estén en OneDrive, el almacenamiento en la nube de Microsoft. Todo el mundo puede ver quién está trabajando en el archivo que ha abierto y los cambios que hacen los demás a medida que se producen. Los cursores de colores indican la identidad de cada persona y en qué parte del documento se encuentra.
• Novedades en Word: Además de las funciones de coautoría actualizadas, otras mejoras incluyen "Predicciones de texto" (proporciona sugerencias de word cuando empiezas a escribir) y "Enfoque de línea" (te permite recorrer el texto línea por línea sin distracciones). Otra ventaja digna de mención es la compatibilidad con el formato OpenDocument (ODF) 1.3. Ofrece mayor compatibilidad y acceso a muchas funciones de ODF.
• Nuevo en Excel: ¡Salto importante desde Excel 2016 y 2019! El conjunto de características ampliado de la versión 2021 incluye matrices dinámicas (te permite escribir una fórmula y hacer que devuelva una matriz de valores) y al menos nueve funciones nuevas (XLOOKUP, LET, XMATCH, etc.). Es ligeramente más rápido que la versión 2019 cuando se trabaja con hojas de cálculo grandes y complejas. La función LET permite asignar nombres a los resultados de los cálculos para poder utilizar esos nombres en una fórmula. El nuevo e inteligente XLOOKUP facilita la visualización de valores de un conjunto masivo de datos buscando en tablas y rangos fila por fila. La nueva función XMATCH busca un elemento en un rango de celdas y devuelve su posición relativa. Los usuarios también pueden crear una vista de hoja personalizada que muestre datos diferentes para cada usuario mientras trabaja en el mismo archivo.
• Nuevo en PowerPoint: La función "Grabar presentación de diapositivas" mejorada permite realizar una grabación de vídeo del presentador, de la tinta, de los movimientos del puntero, etc. Después puedes guardarlo todo como un archivo de vídeo. También hay una función que permite crear un enlace a una diapositiva y enviarla a un colega con la opción de editarla.
• Novedades en Outlook: La nueva herramienta "Traductor" es la mejora más notable. Traduce automáticamente los correos electrónicos a más de 70 idiomas directamente en el buzón. Los usuarios también disponen de "Búsqueda instantánea" y pueden marcar los correos con tinta digital cuando trabajan en una pantalla táctil.
• Para atraer clientes, Microsoft ha añadido muchas aplicaciones y funciones que suelen estar disponibles para Microsoft 365. La suite Office 2021 incluye por primera vez acceso a Microsoft Teams (aunque para utilizar la versión empresarial de Teams hay que seguir pagando una suscripción). Otras características típicas de MS 365 añadidas en el paquete 2021 son más imágenes e iconos multimedia de stock, una pestaña de dibujo actualizada y la mayoría de las mejoras de las aplicaciones principales ya mencionadas.
• Office 2021 ofrece mejores funciones de búsqueda, compatibilidad con el formato OpenDocument 1.3. y "Autoguardar", que guarda automáticamente los cambios en OneDrive.
• Renovación visual: Ya hemos mencionado el nuevo aspecto actualizado de Office 2021. Los usuarios pueden disfrutar de un moderno menú "Inicio", nuevas pestañas en la cinta de opciones, esquinas redondeadas y una paleta neutra para una experiencia visual más agradable. Office 2021 admite colores hexadecimales, por lo que ya no es necesario convertir los valores hexadecimales en RGB.
• Todas las aplicaciones del paquete han mejorado su rendimiento.

Llegados a este punto, llega la parte más complicada para los usuarios. Deben actualizarse a la versión 2021?

¿Cual versión de MS Office es la opción correcta?

La versión 2021 ofrece mejor rendimiento, estabilidad y velocidad. Pero, francamente, ninguna de sus mejoras es revolucionaria. La mayoría de las nuevas funciones de Office 2021 son conocidas por los suscriptores de Microsoft 365, ya que Microsoft las ha ido añadiendo gradualmente en los últimos dos años. Por tanto, sólo serán nuevas para los usuarios de versiones anteriores de licencia perpetua.

Si ya estás ejecutando la versión 2016 o 2019 y no necesitas estas nuevas características y MS Teams para trabajar, es mejor que gastes tu dinero en otro lugar. Ten en cuenta también el periodo de soporte. Office 2021 solo tendrá cinco años de soporte hasta 2026, frente a los diez años de Office 2016 y siete para Office 2019 (que terminan en 2025). Suponemos que se trata de otra forma de convencer a los clientes para que contraten su servicio de suscripción.

La suite 2021 es una buena opción si ha comprado un ordenador nuevo y no dispone de una licencia transferible de Office. En ese caso, no se arrepentirá de empezar con Office 2021 y obtener todas las ventajas.

Pero en todos los demás casos, te aconsejamos que optes por Office 2019. Es una opción más económica con capacidades muy similares. Y a menos que haya algo específico para lo que necesites actualizarte, Office 2019 te mantendrá a ti (y a tu presupuesto) sin problemas.

Tipo de licencias a elegir

A diferencia de los productos de software de suscripción (que requieren una cuota mensual o anual), las licencias de la suite Office son perpetuas (pagas una vez y puedes usarla para siempre si quieres). También se conocen como "on-premises" o "standalone". Estas licencias permiten instalar y actualizar las aplicaciones en tu dispositivo hasta la fecha de finalización del soporte. Después, puedes utilizar la suite Office sin actualizaciones o pagar de nuevo y actualizar a la siguiente versión.

Pero aquí hay otra distinción. Las licencias pueden ser de activación única o transferibles. La licencia de activación única sólo permite la instalación en un único ordenador. La licencia transferible requiere tener una cuenta Microsoft y, a través de ella, se puede reinstalar el paquete Office en otro dispositivo cuando sea necesario. Esto significa que las licencias perpetuas transferibles son probablemente la mejor opción y la más recomendable.

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Microsoft Office es probablemente el conjunto más popular de aplicaciones de productividad para el trabajo office . Office 2021 es su suite más mejorada, aunque no difiere tanto de sus predecesoras. Existe una amplia variedad de versiones y ediciones de Office para que todo el mundo pueda encontrar el paquete adecuado para su hogar o empresa. Siempre puedes ponerte en contacto con nosotros si necesitas más ayuda.

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